（东软学院校[2021]22号，2021年3月）

1 目的

为进一步促进学校教学文档归档的规范性，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》等法律法规，按照学校《广东东软学院档案管理规定》关于档案管理的要求，结合教学工作的实际情况，制订本管理细则。

2 适用范围

凡在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体材料均属教学档案。

3 内容

3.1教学档案管理基本原则

3.1.1教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。教学档案是衡量教学管理水平和教育质量及教学水平的重要标志之一。

3.1.2教学档案采用“分级建设、分级管理”的原则，各级实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

3.1.3教学职能部门和各学院、系部均应确定兼职档案员具体分管档案管理工作。

3.2教学档案归档范围

3.2.1原始材料

（1）各类工作会议（专题会议）记录、纪要、决议等。

（2）上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件；教育改革、教学计划、专业和课程设置、指示、规定、办法等；学校制定的各种教学规划、制度、办法、规定、细则等;各职能部门自行制定的管理文件、工作计划、总结等。

（3）教学运行材料。

（4）举办各类专项活动（会议、竞赛、考察调研等）材料。

（5）参与各类专项活动（会议、竞赛、学术交流等）材料。

（6）教学工作其他相关材料。

3.2.2统计报表

各类教学档案的统计表以及按照要求撰写的概述、总结等。

3.2.3电子文件材料

各类教学材料的电子文档，包括文字材料、照片、复印件、扫描影印件等。

教学各职能部门及各院、系部的教学档案归档范围和保管期限详见附件《教学档案归档范围和保管期限》。

3.3教学档案的收集整理要求

3.3.1教学资料收集整理统计的时期和时点

各类教学资料应根据资料的类型、性质以及数据统计的要求，分自然年、学年、学期或者时点进行收集、整理、统计。

（1）自然年:指自然年度，即当年的1月1日至12月31日。

（2）学年:指教学年度，即上年秋季学期开始至当年的秋季学期开始前。

（3）学期:指按照学年划分的学期，每年分为春季、秋季以及实践学期共三个学期。

（4）时点:是指统计数据的截止时间，按照统计要求具体确定。

3.3.2文字性资料整理

（1）一般文字资料整理要求

会议记录、听课记录、工作规划、总结、报告等文字资料应尽量保留原始文件或原始文件的复印件、扫描电子版或照片。

（2）举办专项活动（会议）汇总资料整理要求（汇编资料目录）

①举办专项活动（会议、竞赛等）通知（或考察、调研计划）。

②举办专项活动（会议、竞赛等）总结（或考察、调研报告）。总结内容参考提纲包括：活动（会议）的名称、时间、地点、主要议程、内容及主要成果等。

③活动（会议）印发资料汇编。

④活动（会议）剪影（录像、照片）。

⑤其他有关资料。

（3）参与专项活动（会议）汇总资料整理要求（汇编资料目录）

①专项活动（会议）举办单位印发的通知。

②参与专项活动（会议）总结。总结内容提纲包括:活动（会议）的名称、时间、地点、主办单位；活动（会议）的主要议程、内容，主要精神（主报告主要内容）;活动（会议）的主要结果、布置的任务、要求等;参与活动（会议）情况（包括提交的论文或报告题目、摘要）;参与活动（会议）收获与建议。

③活动（会议）印发资料。

④参与者提交的资料（论文、报告）原稿。

⑤获奖励等证书的彩色扫描影印件或复印件。

⑥活动（会议）剪影（录像、照片）。

（4）数据统计与表格、报表的编制

数据统计要必须严格按照统计要求的时期和时点进行,编制的统计数据表格、报表要注明数据来源，必要时须同时提供相应的支撑资料。

（5）教学资料的编目造册

收集到的各类资料要及时分类编目与汇编成册。编目造册要遵循教学文件资料的形成规律，按照学校规定的教学资料分类编目办法进行分类，分类方法要统一，汇编资料册应加编制封面、目录和页码。

3.3.3实物资料整理

（1）声像资料整理

分类装袋保存，标明内容与数量，并列出清单。

（2）证书资料整理

荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书等各类证书资料需制备彩色扫描影印件、复印件或者照片归档，并列出清单。

（3）其他实物资料整理

获奖作品、科技作品、著作、教材、论文期刊、锦旗、奖杯、奖牌等等。获奖作品、科技作品等实物资料须拍制照片。著作、教材须复印封面和版权页。论文须复印封面、目录和正文，列出清单。

（4）电子文件资料整理

教学电子文件资料要与纸质文字资料、实物资料同步整理归档。电子文件按照编目造册目录整理，与纸质文字资料、实物资料要一一对应。

3.4教学档案的立卷归档

各单位的兼职档案员应当按照归档要求，将本单位的教学档案资料及时整理归档和立卷。立卷人应当按照纸质文件资料和电子文件资料的自然形成规律，对文件资料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。

3.4.1目录设置与格式

立卷归档可根据实际需要编制若干级目录，目录格式为:

（1）一级目录:编号为“1”、“2”、“3”、…。

（2）二级目录:编号为“1.1”、“1.2”、…，“2.1”、“2.2”、…。

（3）三级目录:编号为“1.1.1”、“1.1.2”、…，“1.2.1”、“1.2.2”、…，“2.1.1”、“2.1.2”、…。

（4）四级目录:编号为“1.1.1-1”、“1.1.1-2”、…，“1.1.2-1”、“1.1.2-2”、…，“1.2.1-1”“1.2.2-2”、…。

（5）目录编号后根据资料内容著录标题。

3.4.2资料归档

（1）纸质材料归档要求

①组卷:所有资料按编目造册目录顺序编号组卷装盒。一般不要将两个及两个以上目录资料放入同一案卷。文件盒正面、侧面有标签，标签要统一，标明内装资料所属目录和标题。当同一目录下的资料较多，需要分盒陈列，在同一目录的标签上进行编号，例如“4.2.1×××××（1）、（2）、（3）”等。

②排序:资料按照目录顺序排列。一个目录编号下多个资料需要整理成册的，在册内附上封面和目录。

③目录:每个文件盒内必须有资料目录，列出本盒内所包含的资料名称。（资料目录必须按资料的先后次序,目录与资料顺序相符。目录打印2份，一份放在文件盒内，一份装订成册做资料总目录）。

④装盒：教学部门的教学运行资料应该按要求分类、整理、编号、装盒。

⑤资料装具：保存教学资料档案盒大小为A4,资料编目整理、档案盒颜色、标签等保持本单位内部统一;文件柜、文件盒或文件袋大小要统一，整齐美观。

（2）电子文档归档要求

电子文档按照目录顺序，在部门专门的电脑上设立相关文件夹及相应的子文件夹，文件夹的命名需与各级目录名称一致。

3.5教学档案的保存期限

教学档案保管期限分为永久、长期和短期。

凡反映学校重要教学活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，保管期限为30年以上。

凡反映学校教学活动，在长期内对学校和社会有考查利用价值的档案列为长期保管，保管期限为10年-15年。根据学校的统一安排进行销毁。

凡在较短时期内对学校工作有考查价值的列为短期保管，保管期限为5年。短期保管的档案到期后由存档单位报上级单位批准后自行销毁。

3.6教学档案的保管与查（借）阅

3.6.1档案保管

（1）各类教学档案由收集整理部门负责保管。所有纸质教学档案按编目整理、装盒（袋）后按序摆放在档案柜内，集中存放，由兼职档案员负责管理；所有电子档案按编目整理、由所属部门统一归档管理。兼职档案员要熟悉档案的陈列位置、资料的内容，能快速查找到相应的档案。

（2）所有立卷归档的教学档案，要按照相关规定期限妥善保存，任何人不得随意丢弃、销毁。

（3）各类教学资料未经学校批准，任何部门和个人不得私自对外公布与交流。

3.6.2档案的查（借）阅

（1）学校内的单位或个人有需求时可以查阅教学档案。

（2）教学档案一般不外借，如必须借出使用时，一般档案借阅时间不超过一周，重要档案当日归还，节假日期间档案应归还。不能按时归还者应说明原因, 并办理续借手续。

（3）查（借）阅者应承担所查（借）阅档案材料的安全、保密责任。不得翻阅与查阅内容无关的任何档案材料;不得在档案材料上圈划、涂改、写眉批、折叠等造成污损;更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案材料;未经同意不得私自翻印、转借档案材料;不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反规定要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

（4）查（借）阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，兼职档案员对查（借）阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。

（5）涉密档案的查（借）阅、利用、复制等，应严格按学校的规章制度执行，坚决杜绝失密、泄密现象发生。

4 附则

本细则自公布之日起执行，由教务部负责解释，原文件即行废止。

5 附件

教学档案归档范围和保管期限（略）