学院各部门：

    学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好学生档案材料的收集，归档和管理工作，实现学生档案管理工作的规范化、制度化，更好地为学生工作服务，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，特修订学生档案管理制度。现将《广东东软学院学生档案管理制度》修订并印发，请遵照执行。

附件：广东东软学院学生档案管理制度

广东东软学院

2021年1月15日

附件：广东东软学院学生档案管理制度  

     1.目的

学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好学生档案材料的收集，归档和管理工作，实现学生档案管理工作的规范化、制度化，更好地为学生工作服务，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，制订本办法。

2.适用范围

本制度适用于在我校正式注册的全日制在读学生。

3.术语

    学生档案：本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

4.职责

     学生工作部：负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。

     二级学院：收集新生档案以及帮助有需求的学生申请借阅档案。

5.内容

    5.1总则

    5.1.1 学生档案管理工作要本着为培养人才服务为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

    5.1.2 学生工作部是学校学生档案管理的主管部门，在主管院长领导下，为进一步规范我院学生档案管理工作，由学生工作部制订办法并统一组织实施管理。

    5.1.3 学生工作部由一名管理人员专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。

    5.1.4 学生档案管理的职责
（1）对学生学籍变动情况进行登记汇总。协调学校做好档案的重新分类工作。

（2）统一部署、指导完成毕业生档案的整理、排序、密封及发放工作。

（3）负责接收、整理、分类、统计、保管各类学生档案及有关材料。

（4）完成毕业生各类材料的装档发放工作。

（5）配合各部门做好学生档案的查阅工作。

（6）对学生学籍变动情况进行登记。

（7）对失去保存价值的学生档案，应征求学生工作部领导的同意。造册报经校领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。

    5.2档案收集的范围

    5.2.1 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

（1）毕业生登记表

（2）学习成绩登记表

（3）毕业生体检表

（4）学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形成的材料及登记表

（5）学生工作部、教务部和各系提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律形成的处理意见

（6）学生党、团关系材料

（7）学生社会实践材料

（8）可供组织参考的其他材料。

    5.3归档工作要求

    5.3.1 档案必须是办理完毕的正式材料。

    5.3.2 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办学院、年级、专业、学生及时间。

    5.3.3 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

    5.3.4 对于学生的档案材料应及时整理归档。各类材料必须使用只能用碳素或蓝黑墨水书写。

    5.4档案的借阅

    5.4.1 档案一般不外借。如确需借出使用，经学生工作部负责人和学生所在系党总支书记共同批准后方可办理借阅手续。

    5.4.2 我校工作人员，因工作需要需查阅学生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

    5.4.3 外单位人员因需要查阅、借调学生档案时，必须持单位介绍信。

    5.4.4 未经校学生工作部的同意，不得向无工作关系的个人借阅档案。

    5.5档案的转递

    5.5.1 新生报到时，学生应直接将本人档案上交至所在二级学院保管。

    5.5.2 新生入学后，招生办公室应及时将普招（外省）和本省对口学生档案转至各二级学院，各二级学院收齐后将学生档案转交至学生工作部，由学生工作部负责档案管理工作。

    5.5.3 学生转学、转专业，应及时将档案转给新的主管单位。

    5.5.4 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

    5.5.5 各系部应在学生毕业前1个月，将建档完毕的学生档案材料交学生工作部，由学生工作部负责审核、封签、转递。

    5.5.6 档案的转递

（1）毕业生档案由学生工作部按毕业生就业报到证负责转交至各地人力资源与社会保障局，其中暂缓就业学生档案由就业指导中心转交至省大学生就业指导中心。（特殊情况，另行处理）。

（2）保留学籍的学生、出国的学生，以及改派、其档案可暂存学院2年，逾期后，由学生工作部负责转回其入学前生源所在地人事主管部门。

（3）退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由学生工作部负责转回该生家庭所在地人事主管部门。

    5.5.7 转递的要求

（1）为保证档案转移的安全和保密，档案转递方式一般为档案专用快递或管档机构专人提取，不允许个人携带。

（2）毕业生档案接收机构必须具有人事档案管理资格，不可随意将毕业生档案转递至无管档资格的单位和机构。

    5.6纪律要求

    5.6.1 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

    5.6.2 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

    5.6.3 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

5.6.4 档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。

5.7 附则

    5.7.1 本办法解释权归学生工作部。

    5.7.2 本办法自发布之日起执行。